• Документы · Next.js
  • Замер 10.10.2025

Автоматизация документооборота: договоры, счета и акты по данным, а не по копированию

Автоматизация документооборота для бизнеса начинается не с программы, а с простого подсчета: сколько раз те же реквизиты переписываются руками, пока договоренность превращается в подписанный акт. Обычно от трех до пяти. Мы прошли этот путь на себе: собственная система агентства работает в проде с октября 2025 года, и заключение договора в нем автоматически порождает счет и акт, отдельной ручной операции нет.

Посмотреть, как это работает
Стоимость
после бесплатного аудита
Гарантия
30 дней после подписания акта
Срок
15–60 рабочих дней в зависимости от количества типов документов
после бесплатного аудита
Стоимость
30
Гарантия

дней после подписания акта

15–60
Срок

рабочих дней в зависимости от количества типов документов

после бесплатного разбора документооборота
Стоимость
собственная CRM в проде с 10.10.2025, 958 комитов
Проверено на себе
единственный источник реквизитов вместо копий в файлах
Что дает больше всего
Время, банк, фискализация
Обмен документами
Что входит

Полный перечень работ и того, что вы получаете на выходе

  • Шаблоны документов с подстановкой данных клиента и сделки – договор, дополнительное соглашение, счет, акт.
  • Единственный источник реквизитов: контрагент правится в одном месте, а не в каждом документе в отдельности.
  • Автоматическое создание счета и акта после заключения договора без отдельного ручного действия.
  • Версии документа и комментарии к ним – видно, кто что изменил и какая версия действует.
  • Условные блоки в шаблоне: пункт о гарантии или портфолио появляется только там, где он уместен, а нумерация перестраивается сама.
  • Пересчет валюты по курсу на дату выставления, с сохранением самого курса, чтобы счет можно было воспроизвести.
  • Обмен с сервисом электронного документооборота и выгрузки в PDF и DOCX.
  • Напоминание о неоплаченных счетах — фоновая задача, а не память менеджера.
Когда эта услуга не подходит

Что не входит в работу — чтобы не было сюрпризов на сдаче

  • Бухгалтерский учет и представление отчетности – это работа бухгалтера, мы только отдаем ему чистые данные.
  • Юридическая экспертиза текстов договоров: шаблон наполняете вы или ваш юрист.
  • Квалифицированная электронная подпись как услуга — подключаем вашу, выдать ее может только аккредитованный центр.
  • Замена бухгалтера или юриста. Автоматизация убирает копирование, а не ответственность.
Кому подходит

Ситуации, в которых эта услуга даёт результат

Сценарий 1 из 4

ФЛП или небольшая компания, где документы ведет владелец

Каждый новый клиент – это копия прошлого договора с правкой реквизитов. Ошибка в IBAN или названии контрагента обнаруживается тогда, когда клиент уже не может заплатить. Автоматизация здесь убирает не работу, а страх ошибки.

Разберём вашу ситуацию на бесплатном аудите
Вместо ценовой вилки – бесплатный разбор документооборота.

Смотрим, как документы рождаются у вас сейчас: сколько раз те же данные переписываются руками и где появляются ошибки.

Что мы измеряем

  • Путь одного документаот договоренности к подписанному акту – сколько людей и копирований между ними
  • Источники правдыгде лежат реквизиты клиента и сколько мест приходится править при их смене
  • Типы документовчто из них действительно разное, а что вариации одного шаблона с условными блоками
  • Обмен с внешними системамиВовремя банк, фискализация, бухгалтерия — что уже подключено, а что ведется вручную
  • Валюта и курсфиксируется ли курс на дату счета и откуда он берется

Что вы получаете

  • схема текущего пути документа с отмеченными ручными шагами
  • перечень мест, где те же данные вводятся повторно
  • что можно автоматизировать первым и что это изменит в работе
  • оценка работ с разбивкой по этапам

Срок: 2–3 рабочих дня

Почему это бесплатно

Документооборот у каждого свой: у одних это два типа документов, у других конструктор с условными блоками, версиями и согласованием. Угадать объем без разбора невозможно.

Что дальше

Получаете письменную схему и оценку. Дальше решаете сами – разбор ни к чему не обязывает.

Короткая форма: контакт и адрес сайта

  • Договор, акт и гарантия 30 дней

    На каждый проект письменный договор: объём, сроки, сумма, порядок приёмки. После сдачи — акт и счёт, затем 30 календарных дней гарантии.

  • ФОП и безналичный расчёт

    Исполнитель — зарегистрированный ФОП. Оплата на счёт с закрывающими документами.

  • Права и доступы — ваши

    Код, дизайн и материалы переходят к вам после полной оплаты. Домен, хостинг, репозиторий оформляем на вас.

  • Портал клиента вместо переписки

    Во время работы вы получаете доступ к порталу: договоры, счета, акты и статус проекта в одном месте.

  • Заказчики из Европы

    Среди работ — проекты для Норвегии, Болгарии, Молдовы и Испании.

  • Цифры, которые можно проверить

    Каждый кейс в портфолио — со ссылкой на живой сайт и техническим замером.

  • Сначала аудит, потом сумма

    Прайса на сайте нет намеренно: объём одной и той же работы у двух клиентов отличается кратно.

  • Говорим «нет», когда не уверены

    Если задача не наша или срок нереальный — скажем сразу.

Что влияет на стоимость

Почему две одинаковые на вид задачи считаются по-разному

  • Количество типов документовДоговор и счет – это один объем. Контракт с дополнительными соглашениями, спецификациями, актами и условными блоками — принципиально другой: там каждый блок имеет свои правила появления.
  • Соглашение внутриЕсли документ читают несколько человек, нужны версии, комментарии и понимание, какая редакция действует. Это отдельная подсистема, а не поле в таблице.
  • Обмен с внешними системамиВыгрузка PDF – быстро. Двусторонний обмен с сервисом электронного документооборота, банком и фискализацией — дольше, потому что у каждой стороны есть собственные правила и собственные сбои.
  • Валюта и курсСумма в евро с перерасчетом в гривну на дату счета требует хранить сами курсы. Иначе документ невозможно воспроизвести задним числом, а именно то, что спрашивает проверка.
  • Состояние ваших данныхЕсли реквизиты живут сейчас в файлах и переписке, первой работой будет свести их в одно место. Это наименее заметная часть проекта и часто самая большая.
  • Новая система или доработка существующейВстроить генерацию документов в то, что у вас уже есть обычно дешевле — но только если туда есть куда встраиваться. Это показывает разбор.
Кейсы

Задачи и результат в цифрах — все показатели сняты нашим замером

собственное CRM агентства: соглашения, договоры, счета, акты, проекты и клиентский портал

Задача
Перестать вести агентство в переписке и таблицах: свести в одну систему соглашения, договоры с версиями, счета и акты и сделать так, чтобы документы рождались из данных, а не набивались руками.
Решение
Приложение на Next.js из Supabase и Prisma. Конструктор договоров с шаблонами, версиями, комментариями и условными блоками; заключение договора автоматически порождает счета и акт. Курс НБУ посуточными снимками для пересчета EUR в гривну на дату счета, обмен документами по Временно, фискализация через Checkbox.
Результат
Измерено 02.08.2026: система работает в проде, первый ответ сервера 188 мс – самый быстрый отклик среди всех измеренных нами проектов. 489 серверных маршрутов, 142 страницы, 20 таблиц в схеме данных и 35 фоновых заданий по расписанию. 958 комитов за 10 месяцев непрерывной работы.

украинский SaaS-платформа для AI-рерайта интернет-магазинов

Задача
Построить веб-приложение, импортирующее каталоги с торговых площадок, переписывает описания и продает это по прозрачной модели оплаты за использование.
Решение
Приложение на Next.js с импортом каталогов в четырех форматах, настройкой стиля текстов и SEO структурой, публичной частью и разметкой для поиска.
Результат
Измерен 31.07.2026: TTFB 0,22 с при 141 КБ HTML – самый быстрый отклик среди 16 измеренных сайтов портфолио на тот момент. 8 публичных страниц, разметка JSON-LD из SoftwareApplication, Offer, Organization, WebSite и FAQPage, работающий PWA-манифест.

Не нашли свой случай?

Опишите, как это устроено у вас, — ответим, подходит ли «Автоматизация документооборота: договоры, счета, акты» и что это значит в вашей ситуации. Без брифа и без звонка: один вопрос, один ответ.

Этапы работы

Прозрачные этапы с согласованием на каждом шагу

Общий срок:15–60 дней

  1. Разбор документооборота

    2–3 дня

    Проходим путь одного документа от договоренности к акту и фиксируем каждый ручной шаг.

  2. Модель данных

    3–5 дней

    Клиент, соглашение, договор, счет, акт и связи между ними. Здесь решается, что станет единственным источником правды.

  3. Шаблоны и условные блоки

    5–15 дней

    Переносим ваши документы в шаблоны с подстановкой. Блоки, которые не всегда нужны, становятся условными с автоматической нумерацией.

  4. Цепочка событий

    3–10 дней

    Подписание договора рождает счет и акт; оплата изменяет статус. Именно здесь пропадает ручная работа.

  5. Обмен с внешними системами

    5–20 дней

    Электронный документооборот, банк, фискализация — при необходимости и поочередно каждый отдельным шагом.

  6. Перенос данных и обучение

    2–7 дней

    Заводим имеющихся контрагентов и показываем работу тем, кто будет ею пользоваться ежедневно.

Технологии и интеграции

На чём строим и с чем это соединяется

Стек

  • Next.js
  • TypeScript
  • PostgreSQL
  • Prisma
  • Supabase

Интеграции

  • Вовремя
  • monobank
  • Checkbox
  • Documenso
  • Google Drive
Своя система или коробочная CRM

Чем этот вариант отличается от альтернативы

Ваш шаблон договорапереносится как есть, со всеми условными пунктами
Украинские реалиикурс НБУ на дату, ФЛП и НДС, Время, Checkbox
Стоимость входавысшее: это разработка
Что будет через годсистема ваша, меняется вместе с процессом
Что нужно от вас

Без этого не начнём — лучше подготовить заранее

  1. образцы ваших документов в текущем виде
  2. перечень меняющихся реквизитов от клиента к клиенту
  3. кто и на каком шаге согласовывает документ
  4. нужен ли обмен с сервисом электронного документооборота
  5. в какой валюте счета и нужен ли перерасчет

Если чего-то из этого нет — скажите, подскажем, как собрать или сделаем сами отдельной задачей.

Частые вопросы

Что спрашивают чаще всего — с конкретными ответами

С чего начинать, если документов много и все разные?

Из подсчета, сколько раз те же данные вводятся повторно. Обычно оказывается, что различных документов меньше, чем кажется: большинство — вариации одного шаблона с условными блоками. Именно это показывает бесплатный разбор, и именно из этого следует объем работ.

Не проще ли взять готовую CRM?

Зачастую проще, и мы честно об этом скажем на разборе. Коробка выигрывает, пока ваш процесс совпадает с тем, что она умеет. Своя система оправдана тогда, когда шаблон договора сложен, когда нужны украинские реалии — курс НБУ на дату, ФЛП и НДС, вовремя, фискализация, или когда подписка на коробку уже сопоставима со стоимостью разработки.

Сколько это длится?

От 15 рабочих дней, если типов документов два-три и обмен с внешними системами не требуется. До 60, если есть согласование, версия, несколько валют и двусторонний обмен. Точный срок называем после разбора – к нему это диапазон, а не обещание.

Что произойдет с нашими существующими договорами?

Они остаются как есть. Автоматизация касается новых документов; исторические можно завести в систему для поиска и учета, но переписывать их нет смысла – это работа без результата.

Как быть с подписью?

Подключаем тот, которым вы пользуетесь. Выдать квалифицированную электронную подпись может только аккредитованный центр, подрядчик здесь ни при чем. Наша часть – чтобы документ пошел на подпись в правильном виде и вернулся с ним в систему.

У нас счета в евро, а платят в гривне. Что с курсом?

Курс должен сохраняться вместе с документом, а не приниматься заново при каждом открытии. В собственной системе мы делаем суточные снимки курса НБУ, поэтому счет можно воспроизвести задним числом — и это ровно вопрос, который ставит проверка.

Будет ли система сама рассылать документы клиентам?

Технически да, но мы рекомендуем не включать это с первого дня. В собственной CRM автоматическая рассылка писем клиентам стоит за выключателем и типично выключена: письмо клиенту сознательное действие человека. Автоматическая рассылка ошибается редко, но любая ошибка идет наружу.

Кто это будет сопровождать потом?

Либо мы, либо ваш разработчик – код и данные ваши. Это принципиальное отличие от коробки: если мы разойдемся, система остается рабочей, а не превращается в заблокированную подписку.

Начнем с разбора, а не со сметы

Покажите, как у вас сейчас рождается один договор – от договоренности до акта. За 2–3 рабочих дня вернемся со схемой, где обозначены все ручные шаги, и скажем, что стоит автоматизироваться первым, а что не стоит вообще.

Из измеренных кейсовИзмерено 02.08.2026: система работает в проде, первый ответ сервера 188 мс

Смотреть кейсы
  • Ответ в течение 2 часов
  • Без обязательств
  • Работаем по договору

Прайса на сайте нет намеренно: объём той же работы у двух клиентов отличается в разы, и цифра «от» в этом случае ничего не объясняет. Сначала бесплатный аудит — считаем ваши страницы, дубли и скорость, — потом называем сумму и срок и фиксируем их в договоре.