Автоматизація бізнес-процесів: CRM, документи й обробка заявок

Автоматизація в цьому розділі — це чотири конкретні роботи. Якщо заявки з сайту, месенджерів і дзвінків губляться між людьми, потрібна одна черга з правилом розподілу. Якщо CRM куплена, а працюють повз неї, її треба налаштувати під те, як ви справді продаєте. Якщо стара система стала тісною чи дорогою, переїзд починається з перевірки, що вона взагалі віддає назовні. Якщо реквізити переписуються з договору в рахунок, а потім в акт, документи мають формуватися з даних. Автоматизувати безлад означає закріпити його, тому першим кроком завжди йде розбір: де саме повторюється ручна робота і чи варто її прибирати. На тих самих принципах ми зробили власну систему агенції й ведемо в ній свої договори, рахунки й акти.

Впровадження CRM · Переїзд CRM · Документи · Заявки
Задачі

впровадження й перенесення CRM, договори-рахунки-акти з даних, одна черга звернень з усіх каналів

Строки

робочих днів

найкоротше — черга заявок із кількох каналів, найдовше — CRM із перенесенням даних і навчанням; точний строк після розбору

Власна CRM агенції
Перевірено на собі

те саме, що пропонуємо в цьому розділі, щодня працює в нашій власній CRM

KeyCRM · Вчасно · банк · фіскалізація
З чим з'єднуємо

з тим, що у вас уже працює; якщо наявна система справляється, доналаштовуємо її, а не ставимо нову

Одне джерело реквізитів
Що дає найбільше

договір, рахунок і акт беруть реквізити з одного місця, а не з копій у файлах

Документи

Договори, рахунки, акти — усе, що зараз заповнюється руками за шаблоном. Окупність рахується прямо: скільки годин на місяць іде на ті документи.

Продажі

CRM

Усі послуги на карті сайту
Кому підходить

Ситуації, у яких ця послуга дає результат

Сценарій 1 із 4

Заявки губляться між каналами

Форма на сайті, Telegram, дзвінки, пошта — кожен канал живе окремо, і жодне місце не знає про всі. Одну заявку беруть двоє, іншу не бере ніхто, а та, що прийшла в п'ятницю ввечері, лежить до понеділка. Тут потрібна одна черга з правилом розподілу й нагадуваннями.

Розберемо вашу ситуацію на безкоштовному аудиті
Що входить

Повний перелік робіт і того, що ви отримуєте на виході

  • Безкоштовний розбір: проходимо шлях однієї заявки чи одного документа й фіксуємо кожен ручний крок — з відповіддю, чи варто його автоматизувати
  • Ваші правила, записані й перевірені на суперечності: як розподіляти заявки, що вважати простроченим, яка версія договору чинна
  • Одне джерело даних замість копій: клієнт, контрагент чи заявка правиться в одному місці, а не в кожному файлі й чаті
  • Зв'язок із тим, що вже працює, — сайт, месенджери, CRM, Вчасно, банк, фіскалізація — по черзі й кожне окремим кроком
  • Пробний прогін на ваших реальних клієнтах і документах, а не на демонстраційних даних
  • Звірка кількостей до й після перенесення та письмовий перелік того, що не перенеслось, із причиною по кожному пункту
  • Звіти, які відповідають на питання керівника: що прострочено, де застрягає угода, скільки минає до першої відповіді
  • Навчання на власних задачах ваших людей і супровід у перші тижні, поки процес припасовується до життя
  • Робота за письмовим договором, передача за актом і гарантія 30 календарних днів на виконані роботи
Етапи роботи

Прозорі етапи з погодженням на кожному кроці

  1. Безкоштовний розбір

    1–3 робочих дні

    Проходимо шлях однієї заявки чи одного документа від початку до кінця й рахуємо ручні кроки. Тут стає ясно, яка з чотирьох задач ваша, чи вистачить доналаштувати наявну систему і чи варто автоматизувати взагалі.

  2. Оцінка й договір

    1–2 робочих дні

    Називаємо обсяг, строк у робочих днях і суму з розбивкою по етапах, після чого фіксуємо це письмово разом із порядком приймання.

  3. Правила й модель даних

    2–12 робочих днів

    Записуємо ваш процес кроками, з винятками: етапи угоди, правило розподілу, відповідність полів, зв'язки між договором, рахунком і актом. Це етап, де найбільше потрібні ваші рішення.

  4. Реалізація й пробний прогін

    залежить від обсягу

    Будуємо частинами й перевіряємо кожну гілку окремо — на знайомих вам клієнтах і документах. Помилку в правилі дешевше побачити тут, ніж у перший робочий понеділок.

  5. Запуск і перші тижні

    від тижня до місяця

    Запускаємо й дивимось разом із вашими людьми, чи не дратують нагадування і чи нічого не губиться. При переїзді якийсь час працюють обидві системи. Після акта діє гарантія 30 календарних днів.

Коли ця послуга не підходить

Що не входить у роботу — щоб не було сюрпризів на здачі

  • Продажу ліцензій CRM: ви купуєте їх самі й напряму в постачальника, ми на цьому не заробляємо
  • Гарантії, що співробітники працюватимуть у системі й дотримуватимуться правил — це управлінське питання, а не технічне
  • Обіцянок зростання продажів чи кількості угод: автоматизація робить стан справ видимим, рішення далі ухвалюєте ви
  • Витягування даних, які стара система не віддає жодним способом, — переноситься лише те, що вона випускає назовні
  • Бухгалтерського обліку, юридичної експертизи договорів і видачі електронного підпису: бухгалтеру віддаємо чисті дані, підпис підключаємо ваш
  • Роботи без людини на вашому боці, яка ухвалює рішення про правила, поля й дублікати: який із двох записів правильний, знаєте тільки ви
Часті питання

Що питають перед початком роботи

З якої задачі починати, якщо болить усе одразу?

З тієї, де ручна робота повторюється найчастіше або де вже губляться звернення, — це видно на розборі. Є й порядок, який диктує логіка: якщо системи, куди складати заявки, ще немає, спершу треба вирішити, де вони житимуть, а вже потім будувати чергу й нагадування. Документам із даних теж потрібне одне джерело реквізитів — інакше шаблон лише швидше тиражуватиме ту саму помилку.

Готова CRM чи власна система — що розумніше?

Готова дає користь за тижні й коштує менше, але ваш процес доведеться припасувати під неї. Власна робиться під процес як є, коштує помітно більше й вимірюється місяцями. Вона виправдана, коли шаблон договору складний, потрібні українські реалії на кшталт курсу НБУ на дату рахунку, Вчасно чи фіскалізації, або коли підписка на коробку вже зіставна з розробкою. Беремось за обидва варіанти й на розборі кажемо, який ваш.

Яку CRM ви радите і чи заробляєте на ліцензіях?

Найчастіше працюємо з KeyCRM: для малого бізнесу в Україні вона закриває більшість випадків і має нормальний спосіб обміну даними. Ліцензії ви купуєте самі й напряму в постачальника — ми на цьому не заробляємо, тож рекомендація не залежить від комісії. Якщо ваша нинішня система вміє те, що потрібно, радимо лишитись на ній.

У нас уже є CRM. Ви будуватимете щось поруч із нею?

Ні, якщо вона справляється. Часто система вміє розподіляти заявки й нагадувати про прострочене, просто цього ніхто не налаштував, — тоді розумніше доналаштувати її, ніж будувати паралельну. Окрема черга чи генерація документів має сенс лише там, де наявна CRM цього не вміє або не знає про половину ваших каналів.

Що, як стара система не віддає всіх даних?

Тоді перенесеться лише те, що вона віддає, — і ми скажемо про це до договору, а не після. Одні системи випускають клієнтів, угоди, історію й файли, інші — тільки таблицю контактів. Тому переїзд починається з перевірки вивантаження, а наприкінці ви отримуєте письмовий перелік того, що не перенеслось, із причиною по кожному пункту.

Система сама писатиме клієнтам?

Може, але з першого дня радимо цього не вмикати. У власній CRM агенції розсилання листів клієнтам стоїть за вимикачем і типово вимкнене: лист клієнту лишається свідомою дією людини. Автоматична розсилка помиляється рідко, але кожна її помилка одразу йде назовні. Внутрішні нагадування — інша справа, їх вмикаємо відразу.

Можна подивитися на вашу CRM?

Ні: всередині реальні клієнти, їхні документи й листування, тому ні доступу, ні демонстрації не буде. Розповісти, як вона влаштована, можемо: підписання договору створює рахунки й акт, курс НБУ зберігається добовими знімками. А на час спільної роботи ви отримаєте портал клієнта з вашими договорами, рахунками, актами й станом проєкту.

Ви гарантуєте, що співробітники почнуть користуватися системою?

Ні. Технічну частину робимо так, щоб обходити систему не було причин: етапи повторюють реальний продаж, обов'язкових полів мінімум, навчання — на власних задачах ваших людей. Але без людини на вашому боці, яка щодня тягне процес, впровадження майже завжди закінчується порожньою системою, і це вже не технічна проблема.

Хто підтримуватиме автоматизацію після запуску?

Ми або ваш розробник: налаштування, код інтеграцій і дані лишаються на ваших акаунтах. Якщо ми розійдемось, усе працює далі — підписку на саму CRM ви й так оплачуєте напряму постачальнику. Супровід після запуску — окрема домовленість, і мовчки ми її не вмикаємо.

Не впевнені, яка саме послуга ваша?

Опишіть задачу своїми словами — підкажемо, з чого починати, і чи потрібне вам те, за чим ви прийшли. Якщо не потрібне, так і скажемо.

Усі послуги напряму
  • Відповідь протягом 2 годин
  • Без зобов’язань
  • Працюємо за договором